Gestores, empreendedores e donos de empresas geralmente abordam problemas ou projetos complexos que exigem pensamento crítico, planejamento e organização para serem concluídos ou resolvidos. Ao tentar resolver um problema ou criar um sistema, um processo analítico, como uma análise 5W2H, pode fornecer uma estrutura para coletar informações relevantes.

Assim, resolução de problemas e tomada de decisão são termos frequentemente usados ​​de forma ilimitada, pois ambos usam informações para comunicar uma determinada ação. Você não pode resolver um problema sem tomar uma decisão, mas é aí que as semelhanças terminam. 

A principal diferença é que o primeiro é um processo e o segundo é uma ação. Saber como abordar e resolver situações no local de trabalho são habilidades que podem agregar valor a gestão da sua empresa. 

Neste contexto é fundamental uma ferramenta que forneça perguntas norteadoras ao avaliar um processo ou problema e forçam a considerar várias facetas da situação que está sendo analisada. Continue a leitura e saiba mais!

O que é análise 5W2H

Assim, 5W2H é uma ferramenta de gestão de qualidade que não requer treinamento ou equipamento para implementar. Nesse sentido, os profissionais utilizam este método para analisar e resolver problemas de forma simplificada. Então, 5W2H representa as primeiras letras das sete perguntas que um profissional faz ao usar esse processo, que incluem:

• O que?
• Por quê?
• Onde?
• Quando?
• Quem?
• Como?
• Quanto?

Uma análise 5W2H ajuda a interpretar um problema e coletar dados relevantes para resolvê-lo de forma eficaz. Dessa forma, gestor ou membro da equipe cria um modelo que ajuda a esclarecer as etapas acionáveis ​​que podem ser tomadas para garantir uma resolução. 

Ou seja, as empresas costumam usar essa metodologia para melhorar o planejamento estratégico e avaliar problemas na produção ou na prestação de serviços. A simplicidade dessa ferramenta permite que muitas empresas a utilizem e criem um plano de ação lógico para gerenciamento de projetos básicos e complexos.

O que significa cada pergunta?

As respostas às perguntas da análise 5W2H podem variar para cada situação.

O que?

Responder a essa pergunta é o passo inicial do processo 5W2H, e é aí que uma equipe ou profissional define o problema ou objetivo. A resposta fornece uma visão geral do que a análise pretende resolver. Assim, ao responder, é preciso descrever claramente o problema e determinar o resultado desejado quando resolvido ou alcançado.

Por quê?

O próximo passo envolve definir por que um problema está ocorrendo ou por que atingir uma meta é importante. Ao usar esta pergunta para resolver um problema, é importante definir a causa primária, se possível. Também pode ser útil definir por que é necessário resolver o problema. Este é um componente chave desta ferramenta porque oferece orientação para um objetivo ou projeto e permite que um indivíduo ou equipe entenda seu significado.

Onde?

Esta etapa busca esclarecer onde ocorreu um problema ou onde é provável que surja uma solução. Para um problema, ele aponta onde um indivíduo pode descobrir uma solução. Assim, ao estabelecer uma meta, esta etapa pode incluir localizar onde as ações para atingir essa meta podem ocorrer. 

Quando?

Nesta etapa é definido o cronograma para implementação da referida resolução ou, ainda, para que cada etapa seja executada a fim de atingir a meta. Aqui, pode-se incluir a criação de datas de entrega para cada etapa de um projeto. Ainda, a criação de marcos e prazos durante esta fase pode identificar a ordem necessária de ações e ajudar a determinar quaisquer contingências nas etapas do projeto.

Quem?

A etapa “quem” pode fazer referência a diferentes envolvidos no projeto, como por exemplo: quem será responsável por supervisionar, os envolvidos na execução (funcionários, fornecedores, clientes), quem está sendo afetado pelo problema, entre outros indivíduos.Por isso, um gerente ou supervisor pode atribuir tarefas claramente aos membros da equipe durante esta etapa para evitar confusão, duplicação ou etapas ausentes.

Como?

Responder a essa pergunta completamente cria um processo para resolver um problema, implementar uma solução ou atingir uma meta. Durante esta etapa, uma equipe esclarece todas as etapas necessárias e as atribui a indivíduos específicos. Dessa forma, pode ser útil aqui criar um fluxograma, estrutura ou plano de projeto. A equipe também determina quais ferramentas serão utilizadas.

Quanto?

A última etapa envolve o orçamento esperado. Usando as informações anteriores, uma equipe ou indivíduos específicos podem determinar os custos para cada fase de seu projeto. 

Como criar uma análise 5W2H

Mostramos aqui passos que você pode seguir para criar uma análise 5W2H de forma eficaz:

1. Revise a situação

2. Ajuste sua matriz 5W2H com perguntas apropriadas

3. Responda a cada pergunta

4. Implemente a solução

Exemplos de análise 5W2H

Saber o que é 5W2H pode ser um divisor de águas para empresas que desejam aprimorar o seu planejamento estratégico e atingir metas. Por meio de seus 7 fatores explicativos, o problema pode ser visualizado de forma clara e objetiva, favorecendo as chances de se tomar a decisão mais eficaz. Veja 3 exemplos a seguir:

1. Empresas de tecnologia

2. Empresas da educação

3. Empresas da saúde

Conclusão

O 5W2H é uma das ferramentas utilizadas pelas empresas que possuem vantagem competitiva, pois parte da premissa de que não há nada tão bom que não possa ser melhorado. Assim, utilizá-la, juntamente com outras estratégias, é uma ótima forma de promover uma cultura de melhoria contínua e tomar decisões mais assertivas.

Quer atingir resultados extraordinários em vendas? Nossa metodologia possibilita a melhoria contínua do processo do seu negócio. Entre em contato e agende uma sessão estratégica com um de nossos especialistas!