O Home Office, também conhecido como trabalho remoto, teletrabalho ou trabalho em casa, está em crescimento no cenário mundial, como revela um estudo realizado pelo Coworking Spaces em 2017 e publicado no Brasil Econômico.
Não é novidade que as empresas e profissionais estão aderindo novas tecnologias e ferramentas para aumentar a produtividade e reduzir os custos no trabalho. No entanto, no isolamento social ocasionado pelo Covid-19 acelerou o processo de trabalho remoto e algumas empresas se viram forçadas a aderir esta modalidade sem mesmo estarem preparadas.
Mas será que é possível manter ou até mesmo aumentar a produtividade do trabalho estando em Home Office?
Nesse artigo traremos algumas dicas para que gestores e colaboradores se adaptem a essa nova realidade, com o objetivo de te auxiliar a tornar esta experiência mais eficiente, organizada e produtiva.
Formalização do Teletrabalho
As empresas que se encaixem em Home Office ou teletrabalho, não precisam fazer modificações no atual contrato de trabalho, mas devem agir dentro da lei usando aditivos ou termos onde fique registrado as informações relevantes, como: equipamentos cedidos pela da empresa para que os colaboradores realizem o seu trabalho, horário ou jornada de trabalho, como será a comprovação de seu cumprimento, como será a rotina e comunicação diária e demais questões legais que a empresa julgar ser necessário. Devendo sempre estarem cientes gestores e colaboradores.
Prepare a equipe
Depois de reunida a equipe e explicado o porquê da implantação do Home Office, é importante criar um plano de ação, e juntos pontuarem as principais questões a serem resolvidas e as atividades que serão feitas durante esse período, defina quais ferramentas e meios de comunicação irão usar, bem como a frequência de reuniões.
Deixe claro e de forma cordial o que a empresa espera dos colaboradores neste momento, engajando e motivando a equipe. Lembre-se de sempre estar aberto a ideias e sugestões.
Carga Horária
Uma questão muito importante e que deve ficar clara para os colaboradores é o horário e a rotina que a equipe deve seguir. O teletrabalho deve ocorrer em horário comercial e a carga horária deve ser estabelecida pelos gestores e homologada no termo aditivo.
Além das questões jurídicas, o horário de trabalho tem papel importante para que a equipe estabeleça uma rotina e se comprometa com a comunicação e produtividade da empresa.
Existem algumas ferramentas como o pontomais e a mywork que facilitam o controle dos horários com aplicativos de ponto online.
Reuniões no Home Office
Para manter ou até aumentar os níveis de produtividade da equipe é importante estabelecer uma rotina pontual de comunicação.
Neste sentido, uma prática bastante proveitosa são as Daily Meetings ou Reuniões Diárias, se trata de uma ferramenta utilizada em metodologias ágeis, como o scrum, com o propósito de otimizar a comunicação, evidenciar problemas e transparecer as atividades que estão sendo desenvolvidas pela equipe.
O Daily Meeting é um reunião técnica rápida com horário estabelecido geralmente no começo da manhã, dura cerca de 15 minutos e os membros da equipe respondem três perguntas:
- O que eu fiz ontem?
- O que vou fazer hoje?
- O que pode me impedir de entregar o resultado esperado?
Gestão da Equipe Remota
Para controlar assertivamente os prazos e atividades no Home office é imprescindível utilizar ferramentas para o gerenciamento da equipe, existem diversas ferramentas digitais que facilitam este processo mesmo estando em trabalho remoto.
Abaixo segue uma lista completa com as principais ferramentas que utilizamos aqui na Howeb, para: controle de tarefas, controle de agenda, transmissão online, compartilhamento de arquivos e comunicação de projetos.
Vista-se para trabalhar.
O ritual de se preparar para o trabalho como em um dia normal reflete diretamente na produtividade e consistência do trabalho.
Lembre-se que embora você e sua equipe esteja em casa é preciso estabelecer uma rotina saudável e organizada para manter-se bem psicologicamente e fisicamente.
Avise a família ou os colegas
Para quem não mora sozinho, é importante avisar os familiares os integrantes da casa que está trabalhando Home Office e pedir a colaboração de todos.
Defina horários e peça para não ser incomodado durante o expediente que estiver trabalhando. Se for possível, trabalhe em um ambiente fechado e silencioso para se concentrar melhor.
Encerre o dia de trabalho
Da mesma maneira que é importante ter hora para começar, no trabalho Home Office você precisa estipular um horário para acabar. Parece óbvio, mas é comum ver gestores e colaboradores que não se organizam e acabam tendo problemas de sobrecarga e estresse.
O hábito de encerrar o expediente, depois de cumprida as atividades do dia, garantirá que as energias sejam recarregadas e o trabalho fique mais leve e tranquilo.
Lembre-se o home office é somente a troca do local de trabalho, as atividades, entregas e rotina devem ser as mesmas. O cenário muda, mas pense no lado bom: é possível aumentar a flexibilidade, resiliência, compartilhamento e até a produtividade da equipe com gestão, liderança e as ferramentas certas.
Espero que este artigo tenha te ajudado com esta modalidade de trabalho que será amplamente utilizada nos próximos meses e anos.
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