A gestão das equipes de trabalho é fundamental e, ao mesmo tempo, desafiadora pois demanda tempo e planejamento dos líderes. Encontrar formas de se destacar no intenso ambiente competitivo e gerenciar suas equipes é a chave para a lucratividade e sobrevivência de um negócio a longo prazo. Para isso, você pode usar Kanban!

Na rotina diária, dar pequenos passos durante o trabalho ajuda a priorizar melhor as demandas. A maioria das tarefas parece urgente quando estão agrupadas. Mas, quando dividida em partes você vê claramente o que precisa ser feito primeiro. 

Dessa forma, é útil tornar as tarefas gerenciáveis, limitando a quantidade de trabalho em andamento a uma ou duas tarefas por pessoa. Assim, também fica muito mais claro quem está fazendo o quê e quantas tarefas estão sendo desenvolvidas simultaneamente.

Diversas metodologias podem ajudar a otimizar a gestão do trabalho, como exemplo o método Kanban. Quando bem projetado além de consolidar todas as informações, pode ajudar você e sua equipe a economizar tempo, manter o foco e ter mais produtividade.

Continue a leitura e saiba o que é Kanban, quais vantagens e exemplos de aplicativos que vão te auxiliar a otimizar a gestão de trabalho da sua equipe.

O que é Kanban

Kanban vem das palavras japonesas “Kan” que significa “visível” e “Ban” – “folha de papel”. Este método foi utilizado pela primeira vez na década de 1950 na Toyota japonesa por Taiichi Ohno. 

Em decorrência da implementação do Kanban, a Toyota reduziu as faltas em até 95% e o nível de estoques em 75%, o que consequentemente levou a um aumento de 25% na produção. Ou seja, uma enorme redução nos custos de produção e um aumento significativo na competitividade.

Este método baseia-se na ideia de visualizar o que precisa ser feito, o que está em andamento e o que já foi feito. Para isso, quadros físicos são uma maneira fantástica de começar a experimentar o Kanban em primeira mão. 

Os quadros são estruturados em colunas baseadas em estágios, com cada estágio acomodando de zero a muitos cartões (que correspondem os itens de trabalho).

Estes cartões são movidos da esquerda para a direita conforme o processo definido. É possível, ainda, dividir as colunas em raias para representar fluxos de trabalhos simultâneos.

O exemplo mais comum da divisão de colunas é: A fazer (To do) – Fazendo (Doing) – Feito/Concluído (Done), conforme o exemplo a seguir:

A longo prazo, as ferramentas digitais oferecem uma solução muito mais conveniente e que economiza tempo devido aos seus diferentes recursos integrados. Desse modo, esta ferramenta vem sendo utilizada para ajudar a acompanhar o trabalho e garantir que todos na equipe permaneçam na mesma página. 

Mas, por que implantar este sistema? Veja a seguir os benefícios do Kanban!

Vantagens de implantar Kanban

Inicialmente esta metodologia era utilizada por gerentes de TI e equipes de desenvolvimento de software. Entretanto, hoje em dia, vem sendo amplamente adotada por todos os tipos de equipes e organizações.

Os quadros Kanban permitem que você visualize, organize e gerencie o trabalho da sua equipe de maneira mais eficiente. Com uma ferramenta Kanban, você pode facilmente:

• manter todos na mesma página;
• atribuir as tarefas de forma mais rápida;
• incentivar o foco;
• tornar os membros da equipe mais responsáveis;
• identificar e reduzir as atividades de desperdício;
• fazer previsões com base em dados; 
• criar a sensação de recompensa ao colaborador por mover os cards pelo quadro; e,
• focar nas atividades que trazem valor real aos seus clientes.

Exemplos de aplicativos de Kanban para otimizar gestão do trabalho

Quando for considerar uma ferramenta de gestão de atividades, identifique aquela que esteja melhor alinhada ao seu modelo de trabalho e que lhe permita:

• Gerenciar o trabalho do jeito que você quiser
• Criar fluxos de trabalho personalizados
• Facilitar o gerenciamento de tarefas
• Definir estágios e mover tarefas para estágios
• Integrar o fluxo de trabalho com cada lista de tarefas
• Simplificar processos repetitivos
• Permitir criar e atribuir tarefas
• Criar estágios nos quais as tarefas podem ser definidas e movidas
• Sincronizar tarefas em todas as etapas
• Acompanhar as tarefas do processo
• Adaptar-se às mudanças ao longo do caminho

Mas encontrar os melhores aplicativos Kanban é uma tarefa tediosa. É preciso identificar aquele que se adapte às suas necessidades pode ser difícil. Por isso, apresentamos esta lista de ferramentas que podem atender às suas necessidades.

Trello

O Trello é uma ferramenta de colaboração para várias equipes, disponibilizando quadros, listas e cartões em vez de uma estrutura baseada em linha do tempo. Organizado em 3 quadros: To-Do (a fazer), Doing (fazendo) e Done (feito). 

É um aplicativo simples e leve, sua funcionalidade é visual e intuitiva e permite integrar a outros aplicativos. Por sua simplicidade, não possibilida análise a partir de gráfico de Gantt, rastreamento de tempo ou relatórios de progresso.

Pipefy

O pipefy é simples tanto de gerenciar quanto de personalizar. Por ter uma interface intuitiva e responsiva, permite que todos os seus dados sejam mantidos em um só lugar e com isso, garante que sua equipe sempre adicione tudo o que fez nas tarefas. 

Os quadros têm modelos pré-criados para fluxos de trabalho ou é possível criar uma lista para cada parte do fluxo de trabalho. Além disso, é possível visualizar relatórios com muitos filtros e integrar recursos de automação.

Kanbanize

É utilizado para gerenciamento de programas, portfólio e projetos Kanban com diferentes recursos que permitem planejamento, organização e acompanhamento do trabalho em nível de equipe e de portfólio. Permite visualizar elementos-chave e dividi-los em níveis de trabalho hierárquicos.

Dessa forma, garante transparência e melhoria do fluxo de trabalho a nível macro. Além disso, é flexível e oferece suporte a quase todos os casos de uso, além de se integrar com algumas das ferramentas digitais mais úteis, como Power BI, Microsoft Teams, Slack, Google Drive, GitHub, Gitlab entre outros.

Jira

A estrutura proposta divide-se em Backlog, Desenvolvimento, Em progresso e Feito. Além disso, os usuários podem criar quadros individuais para rastrear suas tarefas. 

É escalável em toda a empresa conforme ela cresce, pois o processo é adaptável ao seu negócio. Além disso, seus fluxos de trabalho robustos, flexíveis e personalizáveis permitem que o processo se adapte ao contexto da sua estrutura.

Considerações Finais

Os quadros Kanban auxiliam as equipes a ver e entender todas as etapas de um projeto e, ainda, possibilita ao gestor visualizar quantos itens estão em andamento, em qual fase do processo cada atividade está, quais itens foram concluídos e quais pontos de gargalo. 

Por isso, como é uma ferramenta intuitiva e visual, qualquer pessoa procurando informações sobre um trabalho consegue encontrar a informação necessária para iniciar uma tarefa.

Há muitas maneiras de melhorar a maneira como você e sua equipe trabalham. Implantar o método Kanban pode ajudar a reduzir o desperdício de tempo na execução de tarefas e também trazer benefícios de comunicação.